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Vertrauliches Papier

Beim Datenschutz am Arbeitsplatz geht es nicht nur um den Umgang mit gespeicherten Daten über Kunden oder Mitarbeiter, sondern auch Unterlagen die in Papier vorliegen. Dazu zählen unter anderem vertrauliche innerbetriebliche Unterlagen wie Listen mit Daten zu Personen, Schriftstücke aber auch Bewerbungsunterlagen. Oftmals wird die Vertraulichkeit der darauf enthaltenen Informationen unbewusst verletzt. Keiner möchte, dass fremde Personen oder Unternehmen Unterlagen oder Informationen zu ihm erhalten ohne dass sie dazu berechtigt sind. Beispielsweise die einfache Entsorgung solcher Unterlagen im Hausmüll stellt bereits einen Datenschutzverstoß dar. Das kann einen Imageschaden sowie Schadensersatzforderungen und Bußgelder zur Folge haben. Nachfolgende Handlungsempfehlungen sollen Sie dabei unterstützen, Schaden abzuwenden und datenschutzrechtliche Anforderungen am Arbeitsplatz umzusetzen.

Denken Sie immer daran:

  • vertrauliche Unterlagen nicht offen am Arbeitsplatz liegen zulassen, wenn sie nicht anwesend sind.
  • Ordner und Dokumente die sensible Daten wie Gesundheits-, Bank- und Kreditkartendaten, Sozialdaten zu Mitarbeitern und Kunden sowie Daten die der geschäftsinternen Geheimhaltung unterliegen, stets in Schränken verschlossen aufzubewahren.
  • vertrauliche Unterlagen datenschutzgerecht im Schredder (ab Sicherheitsstufe 3*) oder in der Aktenvernichtungstonne zu entsorgen. Sollten sie keine Möglichkeiten hierzu haben, informieren sie bitte ihren Vorgesetzten oder Datenschutzbeauftragten.
  • auch Fehldrucke datenschutzgerecht zu entsorgen, wenn sie einer Vertraulichkeit unterliegen.
  • Ausdrucke an zentralen Druckern sofort abzuholen.
  • zu prüfen, ob Ordner oder Unterlagen, die sie nicht mehr benötigen, archiviert werden können. Kennzeichnen sie die archivierten Unterlagen mit den Aufbewahrungsfristen.

* Schredder zur Aktenvernichtung kommen meist im Büroumfeld zum Einsatz, im Speziellen in Bereichen, die mit sensiblen Daten auf Papierbasis zu tun haben. Ein Schredder der Sicherheitsstufe 3 arbeitet nach folgenden Schemata: Das eingeführte Papier wird längs und quer geschnitten (Cross-Cut = Schnipsel), wobei je nach Abstand der Messer sehr kleine Fragmente entstehen können, die praktisch nicht mehr zusammenzusetzen sind.